Executive Assistant till PAI Partners AB i Stockholm

PAI är en ledande pan-europeisk private equity firm. Vi investerar i större bolag vanligtvis med en värdering om €300m till €1.2bn. Vi har vår bas i Paris där våra sektorspecialister sitter och har satellitkontor i Stockholm, München, London, Luxemburg, Madrid, Milano och New York, totalt ca 100 anställda. Vår nordiska verksamhet omfattar Sverige, Norge, Danmark och Finland. För samtliga investeringar som vi analyserar sker detta i mycket nära samarbete med representanter för våra sektorer Business Service, Food & Consumer Goods, General Industrials, Healthcare och Retail & Distribution.

Här är tjänsten för dig som söker en bred kvalificerad Executive Assistant roll i ett internationellt bolag där eget ansvar, nätverkande och positiv inställning är viktiga egenskaper.

Arbetsuppgifter
I rollen som Executive Assistant stöttar du främst det nordiska teamet, 3-4 personer, varav en Partner, med kvalificerad administrativ support. Du säkerställer att rätt information och material är på plats och sköter logistik och administration så att deras vardag flyter på så smidigt som möjligt. Arbetet innefattar att ansvara för all kontorsadministration, kalender- och mötesplanering samt uppföljning. Planering av logistik och information kring resor samt att proaktivt arbeta för att samverka med övriga europeiska kontor och Executive Assistants. Ditt team har en mötesintensiv vardag och en del möten förläggs på kontoret, beläget i fina lokaler i centrala Stockholm, varför du även ansvarar för att kontoret är representativt, inbjudande och väl fungerande ur alla aspekter. Du sköter även adminsitration av ekonomin rörande kontoret, expenses och anställda i samarbete med extern redovisningsbyrå och är kontakten för alla leverantörer till kontoret.

I rollen finns även utrymme för att fördjupa arbetet inom områden där kandidaten har intresse, till exempel att göra research, sammanfatta samt följa upp och dokumentera information kring portföljbolag, konkurrenter och relevanta sektorer eller att ansvara för och organisera event, mindre konferenser tex för styrelsearbete med portföljbolagen och teamaktiviteter med kontoret.

Kvalifikationer och erfarenhet
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av arbete som Executive Assistant från internationell verksamhet, gärna från ett mindre bolag i finans- eller konsultbranschen. Det är viktigt att du talar och skriver flytande svenska och engelska, franska är ett plus men inget krav. Du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga, god datavana och god erfarenhet av Microsoft Officeprogrammen. Det är meriterande om du har erfarenhet av att skapa presentationsmaterial i Power Point och att arbeta i Excel. Du är van att arbeta med hög kvalitet i det du gör och förstår vikten av konfidentialitet, och du känner igen dig i att vara noggrann, strukturerad och tänker självständigt samt arbetar proaktivt. Då många av dina dagliga kontakter finns på distans är det viktigt att du är en teamperson och relationsbyggare som trivs med självständigt och flexiblet arbete. Vi tror att du har några års erfarenhet med liknande arbetsuppgifter och är redo att ta din roll till en ny nivå.

Personlighet
Som person trivs du med varierade arbetsuppgifter och hanterar väl att driva din egen agenda och tid anpassat efter behov, vilket innebär hög arbetsflexibilitet och frihet under eget ansvar. Du passar in i ett litet team med krav på att hantera breda och kvalificerade arbetsuppgifter. För att passa på företaget har du en positiv läggning, humor samt god förståelse för andra kulturer. Du har lätt för att skapa starka relationer med såväl internationella kollegor som med tredje part som omfattar bland annat VD, deras assistenter, internationella investmentbanker, konsultfirmor och revisionsbyråer. Du är snabb från tanke till handling och du är lösningsorienterad. Andra viktiga egenskaper är ansvarstagande, lojal och hög integritet. Då tjänsten är varierande krävs även lyhördhet, flexibilitet och prestigelöshet.

www.paipartners.com

Tycker du att ovanstående stämmer in på dig är du välkommen med din CV och personliga ansökan snarast möjligt, dock senast den 15 december. Urvalsprocessen sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Tjänsten är en tillsvidareanställning med förväntad start under Q1 2019. Arbetstiden är under kontorstid men övertid och flexibel arbetstid förekommer. Har du ytterligare frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta Susanne Waering på Sense Talents AB

ANSÖKAN

Ansökan till Executive Assistant till PAI Partners AB i Stockholm